Klachtenregeling van Fronteer
Doel en reikwijdte
Fronteer zet zich in voor transparantie, verantwoordelijkheid en de eerlijke behandeling van alle belanghebbenden. Dit klachten- en klachtenmechanisme biedt werknemers, klanten, partners, leveranciers en leden van de gemeenschap een duidelijk proces om zorgen of klachten met betrekking tot onze activiteiten of zakelijke relaties kenbaar te maken.
1. Toegangs- en rapportagekanalen
Klachten kunnen via de volgende kanalen worden ingediend:
Een speciaal e-mailadres: complaints@fronteer.com
Contractbepalingen tussen bedrijven met bepalingen over geschillenbeslechting
Een "open deur" of "spreek uit" beleid voor werknemers
Suggestie- of feedbackboxen (digitaal en fysiek)
Betrokkenheidssessies met belanghebbenden en werknemerscomités
Contactpunten voor klantenservice
Mechanismen voor gedragscode voor leveranciers
Auditprocessen, waaronder maandelijkse gesprekken met werknemers en hun manager
Gemeenschapsfora voor outreach en betrokkenheid
Een externe vertrouwenspersoon die beschikbaar is voor werknemers
Instructies voor het indienen van klachten staan op de website van Fronteer.
2. Proces en stappen
Ontvangstbevestiging: bevestiging van ontvangst binnen 5 werkdagen.
Beoordeling: onderzoek om te bepalen of de kwestie in aanmerking komt als een klacht.
Onderzoek: uitgevoerd door een interne vertegenwoordiger of externe derde partij indien nodig.
Oplossing: corrigerende maatregelen of bemiddeling tussen relevante partijen.
Communicatie: de klager wordt regelmatig op de hoogte gehouden en geïnformeerd over de uiteindelijke uitkomst.
Gronden voor het aanvaarden of verwerpen van een klacht
Redenen voor aanvaarding
Fronteer zal een klacht formeel accepteren en behandelen wanneer deze voldoet aan een of meer van de volgende voorwaarden:
Relevantie. De klacht heeft betrekking op de activiteiten, diensten, projecten of zakelijke relaties van Fronteer.
Aard van de kwestie. De klacht betreft:
Overtredingen van wet- en regelgeving of beleidsregels van Fronteer (bijv. gedragscode, ESG-afspraken).
Mensenrechtenkwesties, arbeidsrechtenkwesties of milieueffecten die verband houden met het werk van Fronteer.
Intimidatie, discriminatie, vergelding of ander wangedrag op de werkplek.
Schendingen van beroepsethiek, integriteit of belangenconflicten.
Materiële negatieve gevolgen voor belanghebbenden of gemeenschappen.
Goed vertrouwen. De klacht wordt ingediend met de redelijke overtuiging dat de bezorgdheid oprecht is en ondersteund wordt door beschikbare informatie.
Status. De klacht wordt ingediend door een betrokken belanghebbende (werknemer, klant, partner, leverancier, lid van de gemeenschap) of een legitieme vertegenwoordiger die namens hen optreedt.
Redenen voor afwijzing
Een klacht mag niet worden geaccepteerd als:
Het heeft niets te maken met de activiteiten of invloedssfeer van Fronteer.
Het gaat om algemene feedback, suggesties of persoonlijke ontevredenheid die niet duidt op wangedrag of negatieve gevolgen.
Het is kwaadwillig, bewust vals of te kwader trouw.
Het is een herhaling van een klacht die al is beoordeeld, tenzij er nieuw bewijs of nieuwe informatie naar voren is gekomen.
In gevallen van afwijzing zal Fronteer de klager duidelijk uitleggen waarom de klacht niet in behandeling kon worden genomen en waar mogelijk doorverwijzen naar alternatieve kanalen (bijv. algemene feedbackprocedure, juridische instanties, bemiddelingsinstanties).
Tijdlijn: Fronteer streeft ernaar om klachten binnen 30 dagen op te lossen. Als er meer tijd nodig is, wordt de klager hiervan op de hoogte gesteld. Na afronding van elke stap neemt Fronteer contact op met de klager om te laten weten waar we staan in het proces en hoe de volgende stap eruit zal zien.
3. Uitkomsten
Oplossing en corrigerende maatregelen
Bemiddeling of dialoog
Uitleg waarom de kwestie niet wordt geaccepteerd als een klacht
4. Bescherming tegen vergelding
Fronteer garandeert dat belanghebbenden die een klacht indienen worden beschermd tegen vergelding. Dit omvat vertrouwelijkheidswaarborgen en disciplinaire maatregelen tegen vergeldingsgedrag.
5. Voortdurende verbetering
Jaarlijkse geanonimiseerde rapportage over klachtenthema's en resultaten.
Regelmatige herziening van het mechanisme om de doeltreffendheid en toegankelijkheid te garanderen.
Fronteer Beleid ter bescherming van klokkenluiders
Doel en toewijding
Fronteer streeft naar de hoogste normen van integriteit, verantwoordelijkheid en transparantie. We hanteren formeel een nultolerantiebeleid ten aanzien van vergelding tegen klokkenluiders. Iedereen die te goeder trouw een klacht indient, wordt beschermd, ongeacht zijn of haar rol, anciënniteit of relatie tot Fronteer.
Dit beleid zorgt ervoor dat klokkenluiders wangedrag, beleidsovertredingen of onethische praktijken veilig kunnen melden zonder bang te hoeven zijn voor represailles.
1. Toepassingsgebied
Dit beleid is van toepassing op alle werknemers, aannemers, leveranciers, partners, klanten en belanghebbenden in de gemeenschap van Fronteer die een kwestie aan de orde kunnen stellen via het klachten- en klachtenmechanisme of andere aangewezen meldingskanalen.
2. Toezegging om klokkenluiders te beschermen
Fronteer garandeert dat klokkenluiders niet te maken krijgen met represailles, zoals ontslag, degradatie, pesterijen, intimidatie, discriminatie, reputatieschade of andere negatieve gevolgen.
Gelijke bescherming geldt zowel voor interne werknemers als voor externe belanghebbenden.
Meldingen kunnen vertrouwelijk of anoniem worden ingediend.
Vertrouwelijkheid wordt altijd gehandhaafd, tenzij bekendmaking wettelijk verplicht is of de klokkenluider expliciet toestemming geeft.
3. Gevolgen voor vergelding
Tegen personen die zich schuldig maken aan vergelding worden disciplinaire maatregelen genomen, waaronder waarschuwingen, schorsing, degradatie of beëindiging van het dienstverband.
Wanneer represailles worden vastgesteld bij externe belanghebbenden (zoals leveranciers of contractanten), behoudt Fronteer zich het recht voor om contracten of partnerschappen onmiddellijk te beëindigen.
Ernstige gevallen kunnen worden gemeld aan de relevante autoriteiten in overeenstemming met de wettelijke verplichtingen.
4. Mechanismen ter bescherming van klokkenluiders
Om bescherming in de praktijk te garanderen, heeft Fronteer de volgende mechanismen ingesteld:
Vertrouwelijke meldkanalen: een speciaal e-mailadres, een beveiligd online formulier en een anonieme klokkenluidershotline.
Vertrouwenspersoon voor meldingen: een aangewezen senior personeelslid dat verantwoordelijk is voor het ontvangen, beheren en beschermen van meldingen van klokkenluiders.
Risicobeoordelingen: elke zaak wordt beoordeeld op mogelijke risico's voor de klokkenluider en er worden proactieve maatregelen genomen om deze risico's te beperken.
Follow-up procedure: bevestiging van meldingen binnen 5 werkdagen, regelmatige updates over de status van onderzoeken en duidelijke communicatie over de resultaten.
Escalatie- en beroepsprocedure: als een klokkenluider van mening is dat zijn zaak niet eerlijk is afgehandeld, kan hij de zaak doorverwijzen naar het Management Team of om een externe beoordeling vragen.
5. Principes voor beste praktijken
Fronteer verbindt zich er verder toe om:
Klokkenluiders van meet af aan informeren over wie er eventueel bij het proces betrokken moeten worden.
Toestemming vragen voordat informatie wordt gedeeld met andere partijen.
Vertrouwelijkheid bewaren met betrekking tot de resultaten, behalve wanneer dit wettelijk verplicht is.
Betere training voor al het personeel dat klokkenluidersmeldingen behandelt.
Afdwingen van disciplinaire maatregelen bij schending van de vertrouwelijkheid.
Onafhankelijke derde partijen inschakelen in zaken waarbij kwetsbare klokkenluiders betrokken zijn.
6. Bestuur en toezicht
Het Management Team is verantwoordelijk voor de effectieve handhaving van dit beleid.
Alle meldingen van klokkenluiders worden geregistreerd en periodiek beoordeeld om patronen of systemische problemen te identificeren.
Het beleid wordt jaarlijks herzien om ervoor te zorgen dat het in overeenstemming is met de beste praktijken, B Lab-normen en veranderende wetgeving.
